Email and Documents Vocabulary

เป้าหมายของบทนี้

บทนี้สอนคำศัพท์เกี่ยวกับอีเมลและเอกสารธุรกิจ ซึ่งเป็นบริบทที่เจอบ่อยมากใน TOEIC Reading Part 6 และ Part 7

สิ่งที่ TOEIC ชอบออก:

• อีเมลขอข้อมูล
• อีเมลตอบกลับลูกค้า
• อีเมลแนบเอกสาร
• อีเมลยืนยันนัดหมาย
• อีเมลแจ้งเปลี่ยนแปลง
• ประกาศหรือ memo ภายในบริษัท
• เอกสารอย่าง invoice, receipt, contract, proposal

หลังจบบทนี้ คุณควรทำได้ 7 อย่าง:

• เข้าใจคำว่า reply, attach, attachment, confirm
• แยก request, inquiry, response ได้
• อ่านวลี Please find attached ได้
• รู้คำศัพท์เอกสารธุรกิจที่ TOEIC ใช้บ่อย
• อ่านอีเมลสั้นแล้วจับ purpose ได้
• รู้คำสุภาพในอีเมล เช่น regarding, at your earliest convenience
• ทำแบบฝึกหัดอ่านอีเมลสั้นได้

โครงสร้างอีเมลธุรกิจที่เจอบ่อย

อีเมลธุรกิจมักมีส่วนประกอบหลักแบบนี้:

Subject = หัวข้ออีเมล
Greeting = คำขึ้นต้น
Purpose = เหตุผลที่เขียน
Details = รายละเอียด
Action = สิ่งที่ต้องการให้ผู้อ่านทำ
Closing = คำลงท้าย
Signature = ลายเซ็น / ชื่อผู้ส่ง

ตัวอย่าง:

Subject: Updated Sales Report

Dear Ms. Gomez,

Please find attached the updated sales report for May. Could you review it and send your comments by Friday afternoon?

Best regards,
Daniel Lee

จับส่วนสำคัญ:

Subject = Updated Sales Report
Purpose = ส่งรายงานยอดขายฉบับอัปเดต
Action = ขอให้ review และส่ง comments ภายในบ่ายวันศุกร์
Attachment = updated sales report

ในข้อสอบ คำถามอาจเป็น:

Why did Daniel write the email?

คำตอบ:

To send an updated sales report.

reply, respond, response

สามคำนี้เกี่ยวกับการตอบกลับ

วิธีใช้:

reply to an email = ตอบกลับอีเมล
respond to a request = ตอบกลับคำขอ
receive a response = ได้รับคำตอบ
send a response = ส่งคำตอบ
provide feedback = ให้ความคิดเห็น

ตัวอย่างประโยค:

Please reply to this email by noon.
กรุณาตอบกลับอีเมลนี้ภายในเที่ยง

The supplier responded to our request yesterday.
ซัพพลายเออร์ตอบกลับคำขอของเราเมื่อวาน

We are waiting for a response from the accounting department.
เรากำลังรอคำตอบจากฝ่ายบัญชี

attach, attachment, attached

กลุ่มคำนี้ออกบ่อยในอีเมลที่มีเอกสารแนบ

| Word | ชนิดคำ | ความหมาย | ตัวอย่าง | |---|---|---|---| | attach | verb | แนบ | attach the file | | attachment | noun | ไฟล์แนบ / เอกสารแนบ | open the attachment | | attached | adjective/V3 | ที่แนบมา | the attached document |

ตัวอย่าง:

I have attached the invoice to this email.
ฉันได้แนบใบแจ้งหนี้มากับอีเมลนี้

Please open the attachment and review the contract.
กรุณาเปิดไฟล์แนบและตรวจสัญญา

The attached document contains the updated schedule.
เอกสารที่แนบมามีตารางเวลาฉบับอัปเดต

วลีที่เจอบ่อย:

attached file = ไฟล์แนบ
attached document = เอกสารแนบ
attached invoice = ใบแจ้งหนี้ที่แนบมา
see the attachment = ดูไฟล์แนบ
open the attachment = เปิดไฟล์แนบ
send an attachment = ส่งไฟล์แนบ

Please find attached

Please find attached เป็นวลีอีเมลธุรกิจที่เจอบ่อยมาก แปลว่า:

กรุณาดูเอกสารที่แนบมาด้วย

ตัวอย่าง:

Please find attached the invoice for your recent order.
กรุณาดูใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อล่าสุดของคุณที่แนบมาด้วย

Please find attached the revised contract.
กรุณาดูสัญญาฉบับแก้ไขที่แนบมาด้วย

Please find attached our product catalog and price list.
กรุณาดูแคตตาล็อกสินค้าและรายการราคาของเราที่แนบมาด้วย

รูปที่มีความหมายใกล้กัน:

I have attached the report.
ฉันได้แนบรายงานมาแล้ว

The report is attached.
รายงานแนบมาแล้ว

Please see the attached report.
กรุณาดูรายงานที่แนบมา

Attached is the updated schedule.
สิ่งที่แนบมาคือตารางเวลาฉบับอัปเดต

ตัวอย่าง TOEIC:

Please find attached the registration form for next week's seminar.

ถ้าถามว่า:

What is included with the email?

คำตอบคือ:

The registration form.

confirm, confirmation

confirm แปลว่า ยืนยัน

confirmation แปลว่า การยืนยัน / ข้อความยืนยัน

ตัวอย่าง:

Please confirm your attendance by Monday.
กรุณายืนยันการเข้าร่วมของคุณภายในวันจันทร์

We will send a confirmation email after receiving your payment.
เราจะส่งอีเมลยืนยันหลังจากได้รับการชำระเงินของคุณ

The hotel confirmed my reservation.
โรงแรมยืนยันการจองของฉัน

วลีที่เจอบ่อย:

confirm a reservation = ยืนยันการจอง
confirm an appointment = ยืนยันนัดหมาย
confirm attendance = ยืนยันการเข้าร่วม
confirmation email = อีเมลยืนยัน
confirmation number = หมายเลขยืนยัน

ตัวอย่าง:

Please bring your confirmation number to the front desk.
กรุณานำหมายเลขยืนยันไปที่เคาน์เตอร์หน้า

request, inquiry, response

สามคำนี้เจอบ่อยมากในอีเมลลูกค้าและฝ่ายบริการ

ความต่าง:

request = คำขอ อยากให้ทำบางอย่างหรือส่งบางอย่าง
inquiry = การสอบถาม อยากได้ข้อมูล
response = คำตอบกลับ
question = คำถามทั่วไป
concern = ข้อกังวลหรือเรื่องที่กังวล

ตัวอย่าง:

We are writing in response to your inquiry about room rates.
เราเขียนมาเพื่อตอบการสอบถามของคุณเกี่ยวกับราคาห้องพัก

Your request for a refund has been approved.
คำขอคืนเงินของคุณได้รับการอนุมัติแล้ว

Thank you for your quick response.
ขอบคุณสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว

คำศัพท์เอกสารธุรกิจ

คำเอกสารเหล่านี้เจอบ่อยมากในอีเมล TOEIC

| Word | ความหมาย | ตัวอย่าง | |---|---|---| | document | เอกสาร | Please review the document. | | report | รายงาน | The report is attached. | | invoice | ใบแจ้งหนี้ | The invoice is due on Friday. | | receipt | ใบเสร็จ | Keep the receipt for your records. | | contract | สัญญา | The contract must be signed. | | proposal | ข้อเสนอ | The proposal was approved. | | form | แบบฟอร์ม | Complete the form online. | | application | ใบสมัคร / แอปพลิเคชัน | Submit your application by Monday. | | brochure | โบรชัวร์ | The brochure lists our services. | | catalog | แคตตาล็อก | Please see the attached catalog. | | manual | คู่มือ | Read the manual before using the device. | | policy | นโยบาย | The policy was updated. |

ตัวอย่างประโยค:

Please sign the contract and return it by Friday.
กรุณาเซ็นสัญญาและส่งกลับภายในวันศุกร์

The invoice includes the delivery fee.
ใบแจ้งหนี้รวมค่าจัดส่งแล้ว

The brochure provides information about our new services.
โบรชัวร์ให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริการใหม่ของเรา

Employees must read the updated travel policy.
พนักงานต้องอ่านนโยบายการเดินทางฉบับอัปเดต

คำสุภาพในอีเมล

TOEIC ชอบใช้อีเมลที่สุภาพและเป็นทางการ

| Expression | ความหมาย | ใช้เมื่อไร | |---|---|---| | Dear | เรียน / สวัสดีแบบทางการ | ขึ้นต้นอีเมล | | Best regards | ด้วยความนับถือ | ลงท้ายอีเมล | | Sincerely | ด้วยความนับถือ | ลงท้ายทางการ | | Thank you for | ขอบคุณสำหรับ | ขอบคุณลูกค้าหรือผู้ร่วมงาน | | regarding | เกี่ยวกับ | บอกหัวข้อ | | in response to | เพื่อตอบกลับ | ตอบคำถาม/คำขอ | | at your earliest convenience | เมื่อคุณสะดวกโดยเร็วที่สุด | ขอให้ตอบหรือทำบางอย่าง | | please let me know | กรุณาแจ้งให้ทราบ | ขอคำตอบ/ข้อมูล | | should you have any questions | หากคุณมีคำถามใด ๆ | ประโยคปิดท้ายสุภาพ |

ตัวอย่าง:

I am writing regarding your recent order.
ฉันเขียนมาเกี่ยวกับคำสั่งซื้อล่าสุดของคุณ

Please reply at your earliest convenience.
กรุณาตอบกลับเมื่อคุณสะดวกโดยเร็วที่สุด

Should you have any questions, please contact me.
หากคุณมีคำถามใด ๆ กรุณาติดต่อฉัน

Thank you for your inquiry about our training services.
ขอบคุณสำหรับการสอบถามเกี่ยวกับบริการอบรมของเรา

Purpose ของอีเมล

คำถาม TOEIC Part 7 ที่เจอบ่อยคือ:

Why was the email written?
What is the purpose of the email?

ให้ดูคำสำคัญเหล่านี้:

| Signal | บอก purpose | |---|---| | I am writing to request... | เขียนมาเพื่อขอ | | I am writing to confirm... | เขียนมาเพื่อยืนยัน | | Please find attached... | เขียนมาเพื่อส่งเอกสารแนบ | | Thank you for your inquiry... | เขียนมาเพื่อตอบการสอบถาม | | We apologize for... | เขียนมาเพื่อขอโทษ | | This is a reminder that... | เขียนมาเพื่อเตือน | | We are pleased to announce... | เขียนมาเพื่อประกาศข่าวดี |

ตัวอย่าง:

I am writing to request a copy of the updated price list.
ฉันเขียนมาเพื่อขอสำเนารายการราคาฉบับอัปเดต

Purpose:

To request a price list.

อีกตัวอย่าง:

This is a reminder that the registration deadline is Friday.
นี่คือข้อความเตือนว่ากำหนดลงทะเบียนคือวันศุกร์

Purpose:

To remind people about a deadline.

อ่านอีเมลตอบกลับลูกค้า

ตัวอย่าง:

Subject: Response to Your Inquiry

Dear Mr. Adams,

Thank you for your inquiry about our office furniture catalog. Please find attached our latest catalog and price list. If you would like to place an order, please complete the attached order form and return it by email.

Best regards,
Lena Park
Customer Service Department

จับคำหลัก:

response to your inquiry = ตอบการสอบถามของคุณ
office furniture catalog = แคตตาล็อกเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน
attached catalog and price list = แคตตาล็อกและรายการราคาที่แนบมา
place an order = สั่งซื้อ
complete the order form = กรอกแบบฟอร์มสั่งซื้อ
return it by email = ส่งกลับทางอีเมล

คำถาม:

What is attached to the email?

คำตอบ:

A catalog, a price list, and an order form.

คำถาม:

What should Mr. Adams do if he wants to place an order?

คำตอบ:

Complete the attached order form and return it by email.

Collocation สำคัญในอีเมลและเอกสาร

จำวลีเหล่านี้ให้คุ้น:

| Collocation | ความหมาย | |---|---| | reply to an email | ตอบกลับอีเมล | | respond to an inquiry | ตอบการสอบถาม | | send a response | ส่งคำตอบ | | attach a file | แนบไฟล์ | | open an attachment | เปิดไฟล์แนบ | | review a document | ตรวจเอกสาร | | sign a contract | เซ็นสัญญา | | complete a form | กรอกแบบฟอร์ม | | submit an application | ส่งใบสมัคร | | request information | ขอข้อมูล | | confirm a reservation | ยืนยันการจอง | | provide feedback | ให้ความคิดเห็น | | update a report | อัปเดตรายงาน | | return a form | ส่งแบบฟอร์มกลับ |

ตัวอย่าง:

Please review the attached document and provide feedback by Friday.
กรุณาตรวจเอกสารแนบและให้ความคิดเห็นภายในวันศุกร์

The client requested information about delivery options.
ลูกค้าขอข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกการจัดส่ง

After signing the contract, please return it by email.
หลังจากเซ็นสัญญาแล้ว กรุณาส่งกลับทางอีเมล

คำที่มักสับสน

reply vs response

reply = ตอบกลับ / คำตอบกลับ เป็นได้ทั้ง verb และ noun
response = คำตอบ / การตอบกลับ เป็น noun

ตัวอย่าง:

Please reply by Friday.
กรุณาตอบกลับภายในวันศุกร์

Thank you for your response.
ขอบคุณสำหรับคำตอบของคุณ

request vs inquiry

request = คำขอ อยากให้ทำบางอย่าง
inquiry = การสอบถาม อยากได้ข้อมูล

ตัวอย่าง:

We received your request for a refund.
เราได้รับคำขอคืนเงินของคุณแล้ว

Thank you for your inquiry about our services.
ขอบคุณสำหรับการสอบถามเกี่ยวกับบริการของเรา

attach vs attached vs attachment

attach = แนบ เป็น verb
attached = ที่แนบมา
attachment = ไฟล์แนบ

ตัวอย่าง:

I attached the file.
ฉันแนบไฟล์แล้ว

Please see the attached file.
กรุณาดูไฟล์ที่แนบมา

Please open the attachment.
กรุณาเปิดไฟล์แนบ

Mini Listening: อีเมลแนบเอกสาร

คำที่ควรจับ:

confirm = ยืนยัน
sent by email = ส่งทางอีเมล
revised contract = สัญญาฉบับแก้ไข
Please find attached = กรุณาดูเอกสารแนบ
updated price list = รายการราคาฉบับอัปเดต
summary of the changes = สรุปการเปลี่ยนแปลง
review the documents = ตรวจเอกสาร
send your response = ส่งคำตอบ
reply to the email = ตอบกลับอีเมล

คำถาม:

What should Ms. Rivera do by Friday afternoon?

คำตอบ:

Review the documents and send her response.

สรุปคำศัพท์สำคัญ

| กลุ่ม | คำสำคัญ | |---|---| | การตอบกลับ | reply, respond, response, answer, feedback | | ไฟล์แนบ | attach, attachment, attached, file, document | | การยืนยัน | confirm, confirmation, confirmation email | | คำถาม/คำขอ | request, inquiry, question, concern | | เอกสาร | invoice, receipt, contract, proposal, form, application | | วลีสุภาพ | regarding, in response to, at your earliest convenience |

วลีที่ต้องจำ:

Please find attached...
Please see the attached document.
I am writing to request...
Thank you for your inquiry.
Please reply at your earliest convenience.
Should you have any questions, please contact me.

แบบฝึกหัดที่ 1: จับคู่คำศัพท์กับความหมาย

แบบฝึกหัดที่ 2: เติมคำในประโยค

attached / response / confirm / invoice / inquiry

แบบฝึกหัดที่ 3: เลือก collocation ที่ถูก

แบบฝึกหัดที่ 4: TOEIC Part 5 Vocabulary

แบบฝึกหัดที่ 5: อ่านอีเมลสั้น

Subject: Updated Training Materials

Dear Mr. Chen,

Thank you for your inquiry about our customer service training program. Please find attached the updated schedule, a registration form, and a brochure describing the course topics. If your staff members would like to attend, please complete the form and return it by email no later than Friday.

Best regards,
Anika Shah
Training Coordinator

สรุปท้ายบท

คำศัพท์อีเมลและเอกสารเป็นพื้นฐานสำคัญของ TOEIC เพราะอีเมลธุรกิจออกบ่อยมากใน Part 6 และ Part 7

สิ่งที่ควรจำให้แม่น:

• reply/respond คือการตอบกลับ
• response คือคำตอบหรือการตอบกลับ
• attach คือแนบไฟล์
• attachment คือไฟล์แนบ
• attached คือที่แนบมา
• confirm คือยืนยัน และ confirmation คือการยืนยัน
• request คือคำขอ ส่วน inquiry คือการสอบถาม
• Please find attached คือวลีบอกว่ามีเอกสารแนบ
• อ่านอีเมลให้จับ purpose, attachment และ action ที่ผู้รับต้องทำ